【段取り八分】段取り力が高い人の特徴5つと高めるポイント5つ

毎日の仕事に追われる日々を過ごしていませんか？

仕事に追われるより自分から追いかけるように仕事をさばきたい！
そんな方に役立つ情報をお伝えしたいと思います。

今回は段取り力が高い人の特徴と高めるポイントについて紹介します。
マネできる部分から始めてみてはいかがでしょうか？

まずは特長が自身に当てはまるか見ていきましょう！

段取り力とは？

まずは段取り力とはどういったものかイメージしやすくします。

具体的にはプランやスケジュールなどを用意しておく事（モノ）

簡単にいうと作業に取り掛かる前に準備しておくことですね！
仕事に限らず物事を効率よく進めるうえで必要となる能力です。

どういった人に多い特徴か見ていきます！

特徴①仕事を細分化できる

段取りをうまく進めていくにはまずその本質を理解していないといけません。

仕事を細かい部分まで分けることで、やることが明確になり仕事をスムーズにすすめることができます。

また細かくすることで他の人に仕事をふることもでき、段取りを考える工程もスリムになります。

普段から細かい事に気づくことができていれば、段取り力がある人かもしれません。

特徴②気配り上手

仕事は自分の力だけではなく周囲の協力や関わりの中で進められるものです。

それを知っている人は日頃のコミュニケーションを大事にしています。

気配り上手な人は周囲の状況を観察しており状況の変化に敏感です。

困っていそうな相手には積極的に声を掛けたり雰囲気を良くするために業務外のイベントを企画したりするなど。

社内・社外問わず信頼関係を構築するためのコミュニケーションを取ることができます。

こうした周囲への気配りが結果的に『段取り力の形成』につながっていきますね！

特徴③柔軟な対応

仕事を進めるうえで予想外のトラブルはつきものです。

トラブル時に適切な対処ができることも段取り上手の特長の1つでしょう。

段取り上手な人は、トラブルが起こることを想定し対応ができるように準備をしています。

またスケジュールをこなすことに固執するのではなく目的の達成を第一に考えて計画を立て直すことができるのも段取り上手の特長です。

特徴④先を見据えた想定

段取りを立てることと先を見据えて動くことは同義です。

そのため『段取り力』が高い人は目標達成までに必要なプロセスを組み立てることができます。

また、起こり得るトラブルやトラブルが発生した場合のリカバリ方法などをある程度イメージをすることができます。

特徴⑤周囲へのアンテナ感度が高い

『段取り力』が高いということは計画性があるということでもあります。

計画を立てる際に情報は必要不可欠です。

例えばご飯を食べに行くという予定を立てる際にどこにどんなお店があるのかという情報を知っていなければ予定は立てられません。

『段取り力』が高い人は普段からあらゆる方向にアンテナを張り情報集めの感度を高めています。

そうして蓄積した情報を活かして的確な段取りを組むだけでなくいざという時に適切な行動が取れるようになりますね。

ポイント①仕事の目標や目的をハッキリさせておく

いざ段取りを組もう（準備しよう）と思ってもゴールがなければそこまでの道筋も作りようがありません。

そのため『目標や目的』をハッキリさせるところからはじめてみましょう！

例えば

• ○○日までにこの仕事を終わらせる
• 営業のためにアポイントメントを○件取る
• プロジェクトの計画を○○日までに立案すなど

何事にも終着点（ゴール）は存在します。

いつまでにその目的・目標を達成する必要があるのかそしてその重要度をハッキリさせることで
優先度の高さや行うべき作業が見え段取り（前準備）が組みやすくなります

ポイント②仕事に優先順位をつける

段取り力を高めるには仕事に優先順位をつけることが重要♪

どんな仕事でも自分にとっては優先度が高いと考えてしまいがちです。

しかし期限や重要度、相手（社内メンバーや取引先企業など）の協力が必要かそうでないかによって
優先度の高さは変わってくるはずです。

まずは任されている仕事それぞれに優先順位をつけ明確にしましょう(^^)/

そしてざっくりとしたレベルでも良いので全体のスケジュールを立てましょう。

仕事の全体像を把握することで期限に間に合わなかったや、そもそも「仕事を忘れていた」といった混乱を避けることができるでしょう。

また緊急性が低いとされる仕事であっても長期的な成果や最終的な目標にとって重要なものであれば

優先度を上げる必要があることも覚えておきましょう。

ポイント③取りかかる前に一度落ち着いて準備

段取り上手は事前準備がしっかりしています。

いきなり作業に取りかかるのではなくその前に一度落ち着いて以下のような準備をするようにしましょう。

• 仕事を行う手順を具体的に想像する
• 時間ごとに区切ったToDoリストを作成する
• 業務で起こり得るトラブルを想定してみる

「段取り八分、仕事二分」という 言葉を聞いた方も多いかと思います。

言葉のとおり目的を達成するためには段取り（事前準備）がとても大切だということです。

計画どうりに進む事はまずないので仕事を前倒しにする事や予備日をスケジュールに

組み込むなど時間に余裕を持たせるとメンタルにも良いですね♪

ポイント④メモを取る

メモを取ることは うっかり忘れやミスを防ぎます。

そのうえ自分の考えを整理することにも役立ちます。

また急に仕事を中断しなければいけなくなってもメモがあることで再び中断前の考えを呼び起こすことができるでしょう。

メモを取る習慣がないとどうしても面倒に感じてしまうかもしれません。

しかしこれも段取り力を高めるポイントのひとつです。

少しずつでもメモを取る習慣を身につけていきましょう。

また先々の仕事で役立ちそうな案が生まれた時もメモを取っておくことで

結果的に効率よく立ち回ることが出来るようになるのでおすすめです。

ポイント⑤「迷ったら」 簡単なことから片付ける

ある程度優先順位をつけていてもどれから手をつけてよいか悩んでしまう場面もあるでしょう。

そんな時は得意な作業や短時間で終わる作業・単純な作業から手をつけて終わらせてしまいましょう。

出来ることから終わらせることでやるべき仕事の数が減り精神的な余裕も生まれるでしょう。

悩むだけで何もできなかったでは無駄な時間を浪費するだけです。

少しでも前に進むためにも手は止めないことがポイントです。

まとめ

いくつ当てはまる内容がありましたでしょうか？

基本的なことですが、改めて日々を振り返ってみてはいかがでしょうか？

言われると気づく事でも実際はなかなか上手くいかないこともあるかと思います。

しかしこのような知識を知っていると役立つこともたくさんあるので
ぜひ取り入れてみてください(^_^)v

こういった行動を繰り返すことでライバルとの差を埋めることになり

価値ある人材になれるロードマップになると思います。まずは基本を振り返りながら楽しく仕事をしていきましょう！