仕事でGmailを使っていると受信トレイにメールがたまって「大事なメールが見当たらない…」なんて経験はありませんか？
今回は大量のメールをすっきりさせる「整理機能」と大事なメールを見落とさない「管理機能」について便利な機能を紹介します。
- メールで見落としが発生してしまった方
- メールを整理したいけどどれから手をつければいいかわからない方
- Gmailを使いこなしたい方
Gmailはメールを整理するための機能がたくさん付いていますので順番に整理していきましょう！
GMAILを整理する2ステップ
Gmailを整理するには順番が大切です。まずは整理方法と管理方法の流れを確認していきます。
1.ラベルをつける
2.自動振り分けを設定
3.アーカイブを利用する
4.メールを削除する
1.スターをつける
2.スヌーズ機能で通知
3.検索機能を活用する
4.メルマガを停止
・アーカイブとは
メールを選択して「アーカイブ」アイコンを選択すると受信トレイからメールが移動し、すべてのメールか指定したラベルに移動します。
・削除とは
メールを選択し「削除」のアイコンを選択するとゴミ箱に移動し30日後には自動で削除されます。
整理方法と管理方法について詳しく見ていきましょう。
Gmail整理方法
1.ラベルをつける
整理するために最初に設定したいラベル機能について紹介します。ラベル機能とは下記図のようなフォルダの上位機能版と考えてください。
ラベル機能を使うとメールをカテゴリーに割り振ることができます。
カテゴリーは自由に決められる為、ご自身が見やすくなるような分類名を付けてください。
取引先や社内など自分のスタイルに合わせて作ってみましょう。
①画面右上にある歯車マークをクリックして「設定」を選択
②設定画面の上部にある「ラベル」タブを選択して「新しいラベルを作成」をクリック
③ラベル名を入力したら「作成」をクリック
④受信トレイに表示して、ラベルを付けたいメールをチェック
⑤ラベルボタンをクリックして、つけたいラベル名を選択
作成したラベルに色を指定するとよりわかりやすくなります。
2.自動振り分けを設定
次に自動振り分け機能を使ってもっと見やすくしていきましょう。自動振り分けは、受信した段階で、メールを自動的にラベルごとに振り分ける機能になります。
ラベルを設定した後に自動振り分け機能を使う事で整理効果は更に上がります。
Gmail整理術：ラベルを使ったメールの自動振り分け手順
①作成したラベルをつけたいメールの左にあるチェックボックスをチェック
②受信トレイ上部にある「その他」→「メールの自動振り分け設定」をクリック
③表示された条件で自動割り振りしてOKなら「この検索条件でフィルタを作成」をクリック
④「ラベルを選択」→設定した条件のメールに該当するラベルを選択
⑤「フィルタを作成」で完了
「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れると、過去のメールにもラベルが適用されて便利です。
3.アーカイブを利用する
あまり知られていないアーカイブ機能を知ることでメールがたまることを防げます。是非活用してみてください。
メールを選択してアーカイブのアイコンをクリックすると受信トレイからメールが消え「すべてのメール」というフォルダに移動します。
メールが削除されるわけではないので見返したい時にいつでも振り返りができ、検索することも可能です。受信トレイの量を少なくすることで、仕事に集中できます。終わったと思った案件はとりあえずアーカイブしておくと便利です。
4.メールを削除する
必要ないと感じたメールは定期的に削除するようにしましょう。
不要なメールを残しておくと重要なメールも一緒に埋もれていることになり、探すのが面倒になります。1周間や1ヶ月など決めて定期的に削除することで整理されます。
更に削除といっても30日間はゴミ箱に移動するだけなので、早めに削除しても問題ないです。
Gmail受信トレイの整理術まとめ
- 「ラベル」をつける
- 「自動振り分け」を使う
- 「アーカイブ」を活用する
- メールを削除する
このステップを踏むと受信トレイは整理されたと思います。
更にメールを管理する方法について紹介していきます。
Gmail管理方法
1.スターをつける
「スター」機能は重要なメールをと区別したい時にに便利です。メールの先頭にある「☆」のアイコンをクリックすると、星の色が黄色に変わります。
スターのみを表示させることができるので、今後も見返す可能性があるものや一時的に目立たせたい時にも便利です。
スターを付けたメールのみを表示したい場合は左側のメニューで「スター付き」を選択することで確認できます。
初期設定では黄色のスターになっていますが、☆以外の絵柄や色も変更できます。
2.スヌーズ機能で通知
重要なメールの確認やリマインドのために「スヌーズ」機能が便利です。指定した日時に、再度メールを通知してくれます。
日時の設定は自分で指定もできますが、明日や今週末など簡易に提案されたものを選択することも可能です。
スヌーズを設定したメールは、左側メニューの「スヌーズ中」に表示されます。
3.検索機能を活用する
素早くメールを探したい時は「検索をかける」ことをおすすめです。
ラベル分けをしていてもメールが大量に届く場合は古いメールが探しにくくなります。メールのキーワードを検索することで簡単に探し出すことができます。件名や本文、宛先などが分かっている場合に有効な方法です。
- 「from:」：送信者で検索
- 「to:」：受信者で検索
- 「cc:」：cc欄の受信者で検索
- 「bcc:」：bcc欄の受信者で検索
- 「subject:」：件名で検索
- 「size:」「larger:」「smaller:」：MB、KB、Bのサイズでメールを検索
- 「list:」：メーリングリストで検索
4.メルマガを停止
最後に不要になったメールマガジンを「配信停止」しましょう。
資料をダウンロードしたり、何かを購入したり、アンケートに回答すると、自然とメルマガ登録されることが多いと思います。
最初は必要な情報もあると思いますが、蓄積すると相当な数になっているものです。
メルマガは簡単に停止ができる状態で送信しなければならないため、基本的には配信停止ボタンを作成しています。
簡単な操作でメルマガは停止できる為、不要になった情報は整理することをおすすめします。
メールの最後に記載していることがほとんどなので、一度見直してみてはいかがでしょうか？
Gmail受信トレイの管理術まとめ
- 重要なものに「スター」をつける
- 「スヌーズ機能」でリマインドする
- 「検索機能」を活用する
- 不要な「メルマガ」を停止する
管理できる機能を知っておけば、大事なメールを見失う心配がなくなります。常に受信トレイには残っている仕事のメールにみ残しておくことで、残っている作業が明確になり、仕事が早く終わります。
まとめ
メールに関してトラブルが起きないようにする為のGmail整理術について紹介しました。
Gmailには便利な機能がたくさんあるため、少しずつ慣れて使いやすい環境を作ってみて下さい。
先程の検索コマンドを使ってメールを送信できたり、プログラムを使って自動メールができたりと色々な方法がありますのでまずは整理から初めて仕事の負担を減らしてみてください。
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