製造現場や物流会社や事務所で『3S』またはそれを含む『5S』に取り組まれている会社は多いのではないでしょうか？
現代ではパソコンを使う仕事が多くなりパソコンデータの『5S』も重要になっています。
年末に物を整理整頓して必要なモノだけに絞ると一時的に品質向上の実感を得ることはないでしょうか？
今回は『5S』がパソコン内のデータでもできているかチェックしていきたいと思います。
例えば、ファイルに名前を付けずに保存した場合1週間も経てばそのファイルがなんなのか判別がつきません。
そのファイルが重要であったり複数名のプロジェクトの場合は探す時間やプロジェクト遅延となり仕事の品質低下につながります。
1S 整理
整理ができていないと効率や生産性の低下につながります。
解決策は簡単でいらないものを捨てることです。
ただこれが意外と難しいです。
『トヨタの片付け』は読まれたことあるでしょうか？
その中で『片付けは雑務ではなく、仕事そのものである』と記載しています。
紙の資料なら簡単に捨てられるのに会社のパソコンの中のファイルとなるとなぜ難しいのか？
その理由として以下のようなことが考えられます。
・物理的に場所をとらないので捨てる必要性を感じない
・誰が作ったものか？ 誰が使っているものか？わからず削除する判断ができない
しかしどんなに場所をとらなくても不要なものは不要です。
HDD容量にも限界があるので埋まっていくと動作が遅くなることもありますしファイルを100個の中から1つを探すより10個の中から1つを探す方が格段に効率は良いです。
強い意志を持って捨てましょう。
ただし捨てすぎて必要なものまで削除してしまう事もあるので注意しましょう！
そのためにも次のような社内ルールを作っておくとよいでしょう。
・ファイル作成時に残すべきものかどうか確認する（上長やメンバー判断）
・ファイル名（作成者や日付）で分ける
会社では共有フォルダにデータを保存する場合がありますが管理者を決め、誰が見ても分かる運用にしましょう。
2S 整頓
整頓の定義は決められた物を決められた場所に置きいつでも取り出せる状態にしておく事です。
ファイルは簡単に作成でき簡単に削除できる為、個人で気軽に作って色々な場所に保存してしまいます。
会社のパソコンでは顧客データや機密情報をあつかっていると思いますが重要なデータの管理がおろそかになると大きな損害に繋がります。
個人パソコンではなく会社パソコンである以上、他の誰かが利用することを考えて次のようなことを意識すると整頓に役立ちます！
・全社共通のフォルダルールを作成する
・個人でしか使わないものは「個人フォルダ」を作成し保存する
・関連するものはファイル名を統一させ並び順にも気を配る
・共通で使用するソフトやアイコンのデスクトップ位置を揃える
製造現場では1人の方が作業場所を移動し異なる複数のパソコンを使用する場合があります。
パソコンが変わった場合も統一されたルールがあるとアイコンを探すという時間のムダを省けます。
3S 清掃
清掃は『常に掃除をする』習慣をつくることです。
ファイルを使いやすい最新の状態に保つことや無駄なファイルがないか定期的に確認することが清掃になります。
以下のような社内ルールを検討してもいいでしょう。
・共通業務はひな型ファイルを作成する
・ひな形ファイルは1つでも作業を省けるよう意識し、必要に応じて更新する
・ひな形ファイルは常に最新のものを使用するよう周知徹底する
ひな形（テンプレート）ファイルで省く作業はとても小さなことも対象となります。
Excelファイル保存時のカーソルの位置を決める
例えば毎日使用するExcelファイルの保存時にカーソル位置を意識せずにどこかのセルで保存した場合、次回利用する人は毎回先頭に戻ったり、場所を探すなど作業開始前にすることが増えてしまいます。
1回では大した事がないですが、何回も同じ事を繰り返さないように終了のルールも決めておくと無駄を省くことができます。
参考にショートカットキーの「Ctrl+Home」を紹介しておきます。
ExcelファイルやWordファイルなどで頭セルへカーソルが移動してくれますので保存前の習慣にすると良いです。
一時保存フォルダを作成しそこにあるファイルは一定期間経過後に削除をする
ひな形がバージョンアップしていくファイルであればバックアップ用のフォルダを活用することをおすすします。
古いひな形をそこに移動すれば履歴管理もできファイルを戻すことや間違ってファイルを選ぶことのない仕組みづくりも重要です。
ファイルの削除期限や削除条件を決め、ファイル名やデータの中に残す
ファイル名に記載した削除期限を過ぎたものは管理者が削除をすると事前にルールを決めます。
削除期間経過時の確認の手間も省けますしファイルを保存する側も必要なデータは削除をされては困ることもありません。
状況が変化したら削除期限を必ず見直すなど期限に対する意識も高まります。
4S 清潔
データと直接は関係しませんが、パソコン本体を清潔にすることも大事です。
せっかく中身がキレイでも外観が汚れていたりメンテナンスをしないとデータ自体がなくなることもあります。
雑にあつかったりメンテナスしていないことが原因でパソコン本体を買い替えたり修理をすることもあります。
その間使えない状態にあると仕事も進みませんし代替えの古いパソコンを使用することで動きが遅くなるなど多くの損失があります。
週に1回は拭き掃除であったりエアースプレーなどでキーボードのゴミを清潔にしましょう！
また本体のダウンロードやゴミ箱を削除して動きが遅くならないようにしましょう。
余談ですが、会社のパソコンにシールを貼りまくっている人やベタつく感じのパソコンを持っている人は印象としてもよくないので気をつけましょう！商談のときは特に注意が必要です。
5S しつけ
しつけですが、4つの運用について習慣化・定着化するまで指導していきましょう。
職場の環境によりますが、システム担当として運用を任された役割がない会社もあると思います。
まずは担当を明確にして役割を割り振ることを決めましょう
その後、仕組み化し何度も伝え現場を見ながら定着するまで見守っていきましょう！
例えば隣の席の人とチェック時間を設けたり、指定したステップで進めないとエラー通知が出る仕組みであったりとやり方はいくらでもありますのでカスタマイズして運用していきましょう。
まとめ
『5S』活動は課題発見に繋がり改善活動に結びつきます。
改善活動は継続をすることが大切です！
この記事を書きながら私自身のパソコンもさらに見直していこうとおもいます。
ピックアップ名言
『片付けは雑務ではなく仕事そのものである』
『モノを持つことはコストにつながる』
『人を責めるな。仕組みを責めろ！』
Bｙ『トヨタの片付け』より参考引用
この言葉は情報システム担当としては一番刺さる言葉です！
感情ではなく論理思考で取り組みましょう！